Von der ersten Idee bis zur nachhaltigen Einführung
Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung beginnen häufig mit einer konkreten Herausforderung: Ein Prozess soll vereinfacht, eine neue Software eingeführt oder eine bisher papiergebundene Aufgabe digital abgebildet werden.
Aus einer guten Idee entsteht jedoch nicht automatisch ein erfolgreiches Projekt. Zuständigkeiten müssen geklärt, Anforderungen aufgenommen, Beteiligte eingebunden und organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen werden. Gleichzeitig muss das Vorhaben im laufenden Verwaltungsbetrieb umsetzbar bleiben.
Ich begleite Kommunen bei der Vorbereitung, Strukturierung und Umsetzung ihrer Digitalisierungsprojekte – praxisnah, verständlich und mit Blick auf die tatsächlichen Anforderungen des Verwaltungsalltags.
Digitalisierung ist mehr als die Einführung von Software
Eine neue technische Lösung entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn sie zu den Abläufen der Verwaltung passt und von den Mitarbeitenden sicher angewendet werden kann.
Dafür müssen fachliche, organisatorische und technische Fragen zusammengeführt werden. Häufig sind mehrere Fachbereiche, die Verwaltungsleitung, die IT, der Datenschutz, die Informationssicherheit und die Personalvertretung beteiligt.
Meine Unterstützung setzt genau an dieser Schnittstelle an. Ich helfe dabei, Anforderungen verständlich zu formulieren, Beteiligte zusammenzubringen und aus einem Vorhaben einen realistisch umsetzbaren Projektweg zu entwickeln.
Wobei ich Ihre Verwaltung unterstützen kann
Projektklärung und Zieldefinition
Zu Beginn eines Digitalisierungsprojekts muss klar sein, welches Problem gelöst und welcher Nutzen erreicht werden soll.
Ich unterstütze Sie dabei, die Ausgangslage zu erfassen, Ziele zu konkretisieren und den passenden Projektumfang festzulegen. Dadurch entsteht eine gemeinsame Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.
Aufnahme von Anforderungen und Verwaltungsprozessen
Digitale Lösungen müssen sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientieren.
Gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen können bestehende Prozesse betrachtet, Anforderungen aufgenommen und Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Dabei werden nicht nur technische Wünsche, sondern auch rechtliche, organisatorische und praktische Rahmenbedingungen berücksichtigt.
Strukturierung und Planung des Projekts
Digitalisierungsprojekte benötigen nachvollziehbare Arbeitsschritte, klare Zuständigkeiten und realistische Zeiträume.
Ich unterstütze bei der Entwicklung einer Projektstruktur, der Priorisierung von Aufgaben und der Festlegung geeigneter Meilensteine. So behalten Verwaltungsleitung und Projektbeteiligte den Überblick über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte.
Unterstützung bei Auswahl und Beschaffung
Vor der Einführung einer neuen Lösung müssen Anforderungen so beschrieben werden, dass Angebote sinnvoll bewertet und miteinander verglichen werden können.
Je nach Vorhaben unterstütze ich beispielsweise bei:
- der Erstellung fachlicher Anforderungskataloge,
- der Vorbereitung von Leistungsbeschreibungen,
- der Entwicklung nachvollziehbarer Bewertungskriterien,
- der Strukturierung von Anbieterpräsentationen,
- der fachlichen Bewertung angebotener Lösungen.
Vergaberechtliche Entscheidungen und die formale Durchführung des Vergabeverfahrens verbleiben dabei bei der zuständigen Stelle der Kommune.
Begleitung der Einführung
Die Einführung einer digitalen Lösung betrifft nicht nur die Projektgruppe. Auch Fachbereiche, Führungskräfte und spätere Anwenderinnen und Anwender müssen vorbereitet und beteiligt werden.
Ich unterstütze bei der Koordination der Einführung, der Vorbereitung von Abstimmungen, der Kommunikation innerhalb der Verwaltung und der Entwicklung geeigneter Schulungs- und Informationsangebote.
Dienstanweisungen und organisatorische Regelungen
Neue digitale Verfahren benötigen häufig verbindliche und verständliche Regeln.
Ich unterstütze Kommunen bei der inhaltlichen Vorbereitung und Strukturierung von Dokumenten wie:
- Dienstanweisungen,
- Nutzungsrichtlinien,
- Regelungen zum Umgang mit künstlicher Intelligenz,
- Rollen- und Berechtigungskonzepten,
- Vorgaben zur digitalen Aktenführung,
- Regelungen zu Ablage, Benennung und ersetzendem Scannen,
- Prozess- und Verfahrensbeschreibungen,
- internen Leitfäden und Arbeitshilfen.
Die Dokumente werden auf die tatsächliche Arbeitsweise der Verwaltung ausgerichtet und so formuliert, dass sie für die Mitarbeitenden verständlich und praktisch anwendbar sind.
Erforderliche rechtliche, datenschutzrechtliche und informationssicherheitsbezogene Prüfungen erfolgen in Abstimmung mit den jeweils zuständigen Stellen. Eine Rechtsberatung wird nicht erbracht.
Beteiligung der relevanten Stellen
Viele Projekte geraten nicht wegen der Technik ins Stocken, sondern weil wichtige Beteiligte zu spät eingebunden werden.
Abhängig vom Vorhaben können unter anderem folgende Stellen relevant sein:
- Verwaltungsleitung,
- betroffene Fachbereiche,
- IT und Digitalisierung,
- Organisation,
- Datenschutz,
- Informationssicherheit,
- Personalvertretung,
- Gleichstellung und Schwerbehindertenvertretung,
- externe Anbieter und Dienstleister.
Ich unterstütze dabei, Beteiligungsbedarfe frühzeitig sichtbar zu machen und die notwendigen Abstimmungen sinnvoll in den Projektablauf einzuplanen.
Mögliche Digitalisierungsprojekte
Die Projektbegleitung kann unter anderem bei folgenden Themen eingesetzt werden:
- Einführung oder Weiterentwicklung eines Dokumentenmanagementsystems,
- digitale Aktenführung,
- ersetzendes Scannen,
- elektronische Rechnungsverarbeitung,
- Online-Dienste und digitale Antragsverfahren,
- Digitalisierung interner Verwaltungsprozesse,
- Einführung künstlicher Intelligenz,
- Wissensmanagement und Intranet,
- digitale Zusammenarbeit,
- Prozessmanagement,
- Einführung neuer Fachverfahren,
- Entwicklung organisatorischer Digitalisierungsstandards.
Der konkrete Umfang richtet sich immer nach der Ausgangslage und den vorhandenen Ressourcen Ihrer Kommune.
Ihr Nutzen
Durch eine strukturierte Projektbegleitung erhalten Sie:
- klare Ziele und Zuständigkeiten,
- nachvollziehbare Arbeitsschritte,
- eine bessere Einbindung der betroffenen Fachbereiche,
- realistische Anforderungen an technische Lösungen,
- frühzeitige Berücksichtigung organisatorischer Rahmenbedingungen,
- verständliche Regelungen für den späteren Betrieb,
- eine bessere Vorbereitung der Mitarbeitenden,
- eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass die eingeführte Lösung dauerhaft genutzt wird.
Das Ziel ist nicht nur eine erfolgreiche technische Einführung. Das Ziel ist eine digitale Lösung, die im Verwaltungsalltag funktioniert und einen spürbaren Mehrwert schafft.
Aus der kommunalen Verwaltungspraxis
Ich kenne Digitalisierungsprojekte aus der täglichen Arbeit innerhalb einer kommunalen Verwaltung.
Als Verwaltungsfachwirt und Verantwortlicher für verschiedene Digitalisierungsthemen verbinde ich Verwaltungserfahrung mit technischem Verständnis. Dadurch kann ich sowohl die Anforderungen der Fachbereiche als auch die organisatorischen Bedingungen einer Kommune nachvollziehen.
Meine Unterstützung ist deshalb nicht auf theoretische Konzepte ausgerichtet, sondern auf realistische und umsetzbare Lösungen.
Ihr Projekt gemeinsam strukturiert angehen
Sie planen ein Digitalisierungsprojekt, benötigen Unterstützung bei einem bereits laufenden Vorhaben oder möchten zunächst klären, wie ein Thema sinnvoll angegangen werden kann?
In einem unverbindlichen Erstgespräch besprechen wir die Ausgangslage, das gewünschte Ergebnis und den passenden Umfang der Unterstützung.